Truyền thông nội bộ đã và đang nổi lên như những “ngọn sóng mới”, mang năng lượng và động lực đến cho toàn thể cán bộ nhân viên của doanh nghiệp. Không biết từ khi nào, đây đã trở thành một yếu tố quan trọng không thể thiếu trong môi trường kinh doanh hiện đại. Tuy nhiên, vì là một khái niệm chưa quá quen thuộc, và chưa có thị trường thật sự chuyên nghiệp dành cho hoạt động Truyền thông nội bộ, nên có nhiều doanh nghiệp không hiểu hết giá trị cũng như những biểu hiện thực tế của hoạt động này. Vì vậy, trong bài viết này, SEFA Media sẽ giải thích tất cả thông tin cần biết về hoạt động Truyền thông nội bộ để các nhà quản lý, lãnh đạo hiểu và ứng dụng hiệu quả hơn trong quá trình vận hành doanh nghiệp.
Truyền thông nội bộ là gì?
Theo Wikipedia, “Truyền thông nội bộ là tổng hợp các hoạt động liên quan đến việc quản lý và sắp đặt, bố trí tất cả các công việc truyền thông đối nội và đối ngoại nhằm mục đích tạo ra quan điểm đồng thuận giữa các bên liên quan trong công ty. Mở rộng ra, đó là những thông điệp từ Ban Lãnh đạo, Ban Quản lý của công ty đưa tới đội ngũ công nhân viên,với các kênh đối tác cùng toàn thể khách hàng, công chúng.”
Để dễ hiểu hơn, hãy ví doanh nghiệp như một cỗ máy vận hành. Để cỗ máy đó có thể hoạt động trơn tru, mượt mà và không dừng lại, chắc chắn cần phải có một bản hướng dẫn sử dụng cũng như dầu bôi trơn hỗ trợ cả quá trình hoạt động. Vậy Truyền thông nội bộ chính là cuốn sách hướng dẫn và dầu bôi trơn đó. Truyền thông nội bộ là sự lưu chuyển thông tin quan trọng và thông điệp thiết yếu tới từng nhân viên vào thời điểm đúng. Nội dung của nó thường tập trung vào tầm nhìn tương lai, sứ mệnh sâu xa và giá trị cốt lõi. Mục tiêu cốt lõi của Truyền thông nội bộ là hình thành, củng cố và truyền bá văn hóa doanh nghiệp.
Với định nghĩa này, Truyền thông nội bộ vượt xa việc chỉ làm truyền tải thông tin, nó trở thành nền móng vững chắc cho sự giao tiếp và tương tác giữa doanh nghiệp và nhân viên. Kênh Truyền thông nội bộ trở thành mắt xích “giao thoa” giữa doanh nghiệp và đội ngũ nhân viên, phục vụ việc chia sẻ thông tin về văn hóa doanh nghiệp một cách sắc nét và hiệu quả. Điều này giúp xác định rõ ràng mục đích chính của kênh truyền thông, tránh sự lẫn lộn với các hoạt động khác trong doanh nghiệp như quản lý công việc, trao đổi thông tin hàng ngày và quản lý nhân sự.
Với hoạt động Truyền thông nội bộ mạnh mẽ và hiệu quả, doanh nghiệp có thể đẩy mạnh tinh thần đồng đội, gắn kết nhân viên và tạo ra một môi trường làm việc năng động, sáng tạo. Điều này sẽ thúc đẩy sự phát triển và thành công toàn diện của doanh nghiệp trong thị trường cạnh tranh và hòa nhập văn hóa ngày nay.
Truyền thông nội bộ là gì?
Vì sao Truyền thông nội bộ lại quan trọng với mọi doanh nghiệp?
Từ “hộp đen” sang “hộp kính”
Nếu xưa kia, doanh nghiệp được so sánh với những “chiếc hộp đen”, thì ngày nay, doanh nghiệp đã trở thành những “chiếc hộp kính” đầy sáng tạo. Thương hiệu của một doanh nghiệp hiện ra bên ngoài và có thể là bất cứ điều gì mà chúng ta vẽ trên bề mặt của chiếc hộp. Mọi người “ngắm nhìn” doanh nghiệp từ bên ngoài, có thể thích hoặc không thích.
Nhưng hiện nay, doanh nghiệp giống như một chiếc hộp kính trong suốt. Mọi người bên ngoài có thể dễ dàng nhìn thấy bên trong, nhìn thấy con người, quy trình và cả những giá trị cốt lõi. Thậm chí, họ có thể cảm nhận được những tâm trạng đang diễn ra bên trong.
Hoạt động Truyền thông nội bộ giúp kiểm soát chiếc “hộp kính”
Thương hiệu là những điểm kết nối về cảm xúc và sự liên tưởng mà khách hàng trải nghiệm với doanh nghiệp. Nó là những gì khách hàng nhìn thấy và cảm nhận về doanh nghiệp. Khi doanh nghiệp chỉ là một “chiếc hộp đen”, thương hiệu sẽ bị giới hạn trong những gì được vẽ trên bề mặt. Các nhà lãnh đạo có thể kiểm soát được những điều này. Tuy nhiên, khi doanh nghiệp trở thành một “chiếc hộp kính”, thương hiệu trở thành mọi thứ mà ta có thể nhìn thấy.
Trong thế giới hiện đại, khả năng xuyên thấu và sự minh bạch là điều vô cùng quan trọng, và đây là lý do mà Truyền thông nội bộ được sinh ra, để quản trị và chắc chắn rằng những điều mà bên ngoài nhìn vào là có lợi cho doanh nghiệp. Doanh nghiệp hiện nay cần xây dựng một hệ thống giao tiếp mở, cho phép khách hàng và nhân viên cảm nhận cũng như thấu hiểu sâu hơn về bản chất, giá trị của doanh nghiệp. Đây sẽ một trong những điểm tựa niềm tin vững chãi nhất để khách hàng quyết định lựa chọn thương hiệu.
Vì sao Truyền thông nội bộ lại quan trọng với mọi doanh nghiệp?
Vai trò của Truyền thông nội bộ
Truyền thông nội bộ đóng vai trò quan trọng trong sự phát triển của doanh nghiệp, và nó mang lại những lợi ích to lớn cho tổ chức. Với việc cung cấp thông tin và tương tác trong nội bộ, Truyền thông nội bộ có các vai trò quan trọng như sau:
Củng cố tầm nhìn và sứ mệnh
Truyền thông nội bộ giúp củng cố tầm nhìn và sứ mệnh của doanh nghiệp trong tâm trí nhân sự. Thông qua việc chia sẻ thông tin về tầm nhìn và mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp, các hoạt động Truyền thông nội bộ giúp nhân sự hiểu rõ và đồng hành với hướng đi chung. Nó xây dựng sự cam kết và lòng trung thành đối với tầm nhìn và sứ mệnh của doanh nghiệp.
Đảm bảo thông tin thông suốt
Bên cạnh đó, hoạt động này làm rõ thông tin và thông điệp từ Ban lãnh đạo với nhân sự. Nó giúp đảm bảo tất cả thông điệp quan trọng từ cấp trên được truyền đạt đúng và hiệu quả. Thông qua các kênh Truyền thông nội bộ như kênh social, hội nghị, cuộc họp, bản tin hoặc sự kết hợp với công nghệ thông tin, Truyền thông nội bộ giúp thông tin từ Ban lãnh đạo đến nhân sự được lan truyền một cách rõ ràng và nhất quán.
Vai trò của Truyền thông nội bộ
Gia tăng tinh thần đoàn kết
Truyền thông nội bộ cũng góp phần gia tăng tinh thần đoàn kết và gắn kết giữa các nhân sự. Qua việc chia sẻ thành tựu và câu chuyện thành công của mỗi cá nhân, truyền thông trong nội bộ tạo ra một không gian cho việc tương tác, giao lưu và khích lệ sự chia sẻ kinh nghiệm giữa các thành viên trong tổ chức. Đây là nguồn động lực để tạo ra một môi trường làm việc tích cực. Và khi nhân sự trở thành khối gắn kết, công ty sẽ thực sự phát triển.
Thu hút nhân lực tài năng cho doanh nghiệp
Cuối cùng, vai trò của truyền thông nội bộ là thúc đẩy để thu hút nhân tài về doanh nghiệp. Khi tổ chức có những hoạt động Truyền thông nội bộ mạnh mẽ và tích cực, nó trở thành một điểm đến hấp dẫn cho các chuyên gia và nhân tài. Khi đã tạo dựng một hình ảnh tích cực về doanh nghiệp, sẽ có nhiều nhân sự tài năng biết đến và muốn cống hiến cho công ty nhiều hơn.
Một số lầm tưởng về Truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp
Truyền thông nội bộ và văn hóa doanh nghiệp là “cặp bài trùng”
Đây là sai lầm dễ thấy nhất khi chúng tôi giải thích với một số doanh nghiệp về Truyền thông nội bộ. Tuy nhiên, thực tế, Truyền thông nội bộ và Văn hóa doanh nghiệp lại là “hai mặt của một đồng xu”.
Văn hóa doanh nghiệp (Corporate culture) là tập hợp các giá trị, niềm tin, quan điểm, thái độ, quy tắc, hành vi và thực hành chung trong một tổ chức. Nó định hình cách làm việc, tương tác và hành xử của nhân viên trong doanh nghiệp. Văn hóa doanh nghiệp tạo nên một môi trường làm việc đặc trưng, định hình các mục tiêu, hướng dẫn quyết định và tác động đến sự phát triển và thành công của tổ chức.
Ở đây, Truyền thông nội bộ chỉ là công cụ hỗ trợ cho văn hóa doanh nghiệp, đưa thông điệp, nội dung và văn hóa đó đến toàn thể cán bộ công nhân viên của tổ chức. Mặc dù tầm quan trọng không kém, nhưng Truyền thông nội bộ không thể lớn bằng văn hóa doanh nghiệp, đây là hai phạm trù hoàn toàn khác nhau.
Truyền thông nội bộ chỉ là tổ chức sự kiện nội bộ
Hai hạng mục này đều là công cụ để truyền đạt, nhưng Truyền thông nội bộ không đơn thuần là việc tổ chức các sự kiện và hoạt động nội bộ, mà nó bao gồm một khía cạnh rộng hơn và quan trọng hơn trong việc xây dựng và duy trì một môi trường làm việc tích cực và hiệu quả trong tổ chức.
Truyền thông nội bộ là quá trình truyền đạt thông tin, thông điệp và giá trị cốt lõi của doanh nghiệp đến nhân viên trong tổ chức. Nó không chỉ giới hạn trong việc thông báo về các sự kiện, hoạt động nội bộ hay chỉ thực hiện qua các kênh truyền thông truyền thống như hội nghị và cuộc họp. Thực tế, Truyền thông nội bộ bao gồm một loạt các hoạt động và công cụ để xây dựng, duy trì và tăng cường việc giao tiếp trong tổ chức.
Truyền thông nội bộ giúp đảm bảo rằng thông điệp của Ban Lãnh đạo được truyền tải đúng, rõ ràng và nhất quán cho nhân viên. Nó tạo ra một cầu nối giao tiếp hiệu quả giữa các cấp quản lý và nhân viên, đảm bảo rằng mọi người trong tổ chức đều hiểu và đồng thuận với mục tiêu, chiến lược chung của doanh nghiệp.
Truyền thông nội bộ chỉ là tổ chức sự kiện nội bộ
Truyền thông nội bộ là công việc của Bộ phận Nhân sự
Các hoạt động Truyền thông nội bộ như một nguồn năng lượng liên tục, lan tỏa từ các cá nhân đến các nhóm trong tổ chức. Nó là sự trao đổi thông tin, ý tưởng và giá trị cốt lõi giữa mọi người. Mỗi thành viên trong tổ chức có vai trò quan trọng trong việc chia sẻ thông tin về dự án, tiến trình công việc và mục tiêu chiến lược. Qua việc giao tiếp và trao đổi thông tin, Truyền thông nội bộ xây dựng sự đồng lòng, khuyến khích sự sáng tạo và tạo ra một tinh thần đoàn kết mạnh mẽ.
Truyền thông nội bộ không chỉ thuộc về Bộ phận Nhân sự, mà là trách nhiệm của toàn bộ tổ chức. Tất nhiên, Bộ phận Nhân sự có vai trò quan trọng trong việc tạo ra một môi trường truyền thông hiệu quả. Từ việc xây dựng các kênh truyền thông phù hợp và sáng tạo, đến việc đào tạo nhân viên về kỹ năng giao tiếp và xử lý thông tin, Bộ phận Nhân sự đóng góp vào việc xây dựng một văn hóa truyền thông nội bộ tích cực. Nhưng Truyền thông nội bộ hoàn toàn là trách nhiệm của một bộ phận riêng mang tên Truyền thông nội bộ, được thực hiện bởi những người có kiến thức, kinh nghiệm.
Tuy nhiên, do đặc thù về quy mô, một số công việc Truyền thông nội bộ mới do bộ phận nhân sự phụ trách, nhưng về bản chất đây là hai bộ phận khác nhau với yêu cầu công việc khác nhau. Bộ phận Nhân sự đóng vai trò tư vấn và hỗ trợ trong việc xây dựng những hoạt động Truyền thông nội bộ mạnh mẽ, khuyến khích sự chia sẻ thông tin và tạo ra các hoạt động giao tiếp động lực.
Các hoạt động Truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp
Phát triển kênh online nội bộ
Tận dụng các nền tảng mạng xã hội nội bộ như Facebook, Instagram, Tiktok để xây dựng cộng đồng Truyền thông nội bộ. Đây là nơi nhân viên có thể tương tác, chia sẻ thông tin, ý kiến và thành tựu. Đồng thời, tạo ra các diễn đàn chuyên môn để thúc đẩy sự trao đổi kiến thức và tạo một môi trường học tập liên tục.
Bên cạnh đó, Email và tin nhắn nội bộ cũng là công cụ quan trọng trong việc truyền tải thông điệp nhanh chóng và hiệu quả. Để phát triển kênh này, cần sử dụng các tính năng như mẫu tin nhắn, danh sách phân nhóm và lịch trình gửi tự động để giảm thiểu việc quá tải thông tin và đảm bảo rằng thông điệp đến đúng người, đúng thời điểm.
Phát triển mạnh hệ thống hình ảnh và video
Kênh Truyền thông nội bộ trực tuyến cần khai thác sức mạnh của hình ảnh và video để truyền đạt thông tin một cách trực quan và hấp dẫn. Sử dụng hình ảnh, video clip hoặc livestreaming để chia sẻ tin tức, sự kiện hoặc thông điệp quan trọng sẽ thu hút sự chú ý và tăng tính tương tác của nhân viên.
Khi tư vấn cho các doanh nghiệp, SEFA Media cũng khuyến khích họ chủ động thu thập tư liệu hình ảnh về hoạt động, sự kiện nội bộ để phục vụ cho quá trình truyền thông tốt hơn. Vì sự phát triển của xã hội và nhu cầu nhìn một doanh nghiệp như “hộp kính”, việc truyền thông mình là “người thật việc thật” cũng là điều vô cùng quan trọng để khách hàng tin vào sản phẩm, dịch vụ.
Các hoạt động Truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp
Khuyến khích nhân viên tương tác với các hoạt động Truyền thông nội bộ
Xây dựng một môi trường truyền thông nội bộ trực tuyến mở và linh hoạt, khuyến khích nhân viên tham gia vào các cuộc thảo luận, đóng góp ý kiến và đưa ra phản hồi. Tạo ra các kênh phản hồi như hòm thư ý kiến, khảo sát trực tuyến hoặc phòng trò chuyện trực tiếp để khám phá ý kiến của nhân viên và tạo cơ hội cải thiện hoạt động Truyền thông nội bộ.
Việc xây dựng hoạt động truyền thông nội bộ mạnh mẽ là một yếu tố quan trọng để định hình thành công của một doanh nghiệp trong thế giới kinh doanh ngày nay. Từ việc tăng cường tầm nhìn và sứ mệnh của tổ chức cho đến tạo sự gắn kết và tăng cường tinh thần làm việc. Nếu bạn đang tìm kiếm hướng dẫn và tư vấn để xây dựng Chiến lược Truyền thông nội bộ hiệu quả cho doanh nghiệp của bạn, hãy liên hệ ngay với SEFA Media – Chuyên gia tư vấn Chiến lược Thương hiệu và Marketing tổng thể. Chúng tôi sẽ đồng hành cùng bạn trong việc phát triển một Chiến lược Truyền thông nội bộ hoàn chỉnh, phù hợp với nhu cầu và mục tiêu của doanh nghiệp.
Mọi thông tin Liên hệ với chúng tôi qua:
Hotline: 0985 196 239
Email: contact@sefamedia.vn
Fanpage: www.facebook.com/Sefamedia.vn
