Các doanh nghiệp có nhiều khó khăn, chưa có Kế hoạch rõ ràng trong giải pháp Quản lý Hàng tồn kho hiệu quả. Hệ quả là dẫn đến tồn đọng hàng hóa nhiều, chi phí nguyên liệu bản quản tăng cao, ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu và lợi nhuận. SEFA Media gợi ý Quy trình hiệu quả nhất để Quản lý Hàng hóa tồn đọng áp dụng cho mọi mô hình hoạt động kinh doanh.
Quản lý Hàng tồn kho là gì?
Quản lý Hàng tồn kho là hoạt động giám sát, quản lý quy trình đặt – xuất hàng hóa, lưu trữ và giám sát quá trình tồn kho từ thời điểm nhà cung cấp giao nguyên vật liệu sản xuất đến kho của Công ty cho đến thời điểm sản phẩm hoàn chỉnh được xuất ra khỏi kho thành hàng hóa đi phân phối, thương mại. Đối với các doanh nghiệp có chuỗi cung ứng và quy trình sản xuất phức tạp, việc cân bằng các rủi ro của trạng thái thiếu hụt hoặc dư thừa sản phẩm tồn kho là điều cần chú ý. Vì thế, doanh nghiệp cần có cách thức làm phù hợp để quản lý hàng hóa tồn kho một cách mang lại hiệu quả.
Tồn kho thuộc một phần quan trọng của tổ chức, chính do đó nếu như biết cách quản lý hàng tồn kho hợp lý thì có thể làm giảm các khoản chi phí và tăng lợi nhuận cho Doanh nghiệp.
Quy trình Quản lý Hàng tồn kho hiệu quả
Quản lý hàng tồn kho hiệu quả là một quy trình phức tạp và đòi hỏi sự chính xác cao trong mọi bước. Một quy trình Quản lý Hàng tồn kho bao gồm 3 công việc chính: Quản lý mã hàng, Quản lý hoạt động nhập kho, Quản lý hoạt động xuất kho.
Quản lý mã hàng (Item Coding Management)
Bước 1: Tạo mã hàng (Item Coding)
– Xác định hệ thống mã hóa: Quyết định hệ thống mã hóa phù hợp, có thể là mã vạch (barcode), mã số quốc tế (ISBN, SKU), hoặc sử dụng công nghệ RFID.
– Gán mã hàng: Mỗi sản phẩm được gán một mã duy nhất bao gồm các thông tin như loại sản phẩm, kích thước, màu sắc, nhà sản xuất, và các thuộc tính khác. Ví dụ, mã hàng có thể bao gồm các ký tự chữ và số để phản ánh các đặc điểm của sản phẩm.
Bước 2. Hệ thống hóa mã hàng (Standardization):
– Áp dụng tiêu chuẩn mã hóa: Đảm bảo rằng tất cả các mã hàng được tạo ra tuân thủ theo một tiêu chuẩn chung của doanh nghiệp. Điều này giúp dễ dàng quản lý và tra cứu.
– Tích hợp công nghệ quét mã: Sử dụng thiết bị quét mã vạch hoặc RFID để nhanh chóng và chính xác nhận diện và cập nhật thông tin hàng hóa trong kho.
Bước 3. Cập nhật và duy trì mã hàng (Maintenance):
– Thường xuyên kiểm tra và cập nhật: Đảm bảo rằng danh sách mã hàng được cập nhật thường xuyên để phản ánh các thay đổi về sản phẩm như bổ sung sản phẩm mới, ngừng sản xuất sản phẩm cũ, hoặc thay đổi các thuộc tính sản phẩm.
– Đào tạo nhân viên: Đảm bảo rằng nhân viên hiểu rõ hệ thống mã hóa và biết cách sử dụng công nghệ quét mã một cách hiệu quả.
Quản lý hoạt động nhập kho (Inbound Inventory Management)
Nhập kho mua hàng nguyên vật liệu:
+ Khi có kế hoạch nhập kho nguyên vật liệu, Bộ phận kinh doanh sẽ thông báo kế hoạch nhập kho cho Bộ phận bảo vệ, Bộ phận kế hoạch vật tư, Bộ phận quản lý chất lượng và các bên có liên quan để bố trí nhân sự
+ Căn cứ vào Phiếu Xuất Kho và Hoá đơn (nếu có) của nhà cung cấp để kiểm tra số lượng và chủng loại của nguyên vật liệu nhập kho
+ Chuyển Phiếu xuất kho và hóa đơn của nhà cung cấp cho Kế toán kho vật tư.
+ Kế toán kho vật tư đối chiếu số lượng nguyên vật liệu tại thời điểm kiểm tra nhập kho với đơn đặt hàng/ Phiếu đề nghị mua sản phẩm (do Bộ phận kinh doanh chuyển lên), và nhận Phiếu xuất kho và hoá đơn của nhà cung cấp
+ Nhân viên bộ phận quản lý chất lượng kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu nhập kho, nếu nguyên vật liệu đảm bảo yêu cầu, Nhân viên này phát hành Phiếu kiểm tra và thử nghiệm nguyên vật liệu và Nhân viên bốc xếp chuyển nguyên vật liệu nhập kho. Phiếu kiểm tra và thử nghiệm nguyên vật liệu có xác nhận và đóng dấu của nhà cung cấp và chữ ký của Nhân viên bộ phận quản lý chất lượng là hợp lệ và chuyển cho Kế toán kho vật tư
+ Sau khi nhập nguyên vật liệu, Thủ kho kiểm tra số lượng và ghi nhận vào thẻ kho.
Nhập kho thành phẩm:
+ Thủ kho tiến hành nhập kho thành phẩm, ký vào Phiếu bàn giao thành phẩm, lưu lại 1 liên tại kho và chuyển liên kia cho Bộ phận sản xuất.
+ Thủ kho cập nhập thông tin về thành phẩm vào các Thẻ kho, Báo cáo hàng tồn kho tại bộ phận kho.
Quản lý hoạt động xuất kho (Outbound Inventory Management)
+ Kế toán kho nhận được lệnh xuất kho kèm theo đơn hàng bán sẽ thực hiện việc kiểm tra tồn kho. Nếu tồn kho đủ đơn hàng thì thực hiện bước 2, không đủ thực hiện bước 3
+ Kế toán kho dựa vào những thông tin trên đơn hàng và lập hóa đơn.
+ Thủ kho thực hiện xuất kho theo hóa đơn.
Trên đây là những thông tin chi tiết và đầy đủ nhất về quy trình Quản lý Hàng tồn kho giúp tối ưu chi phí, thời gian, nâng cao hiệu quả sản xuất và kinh doanh cho Doanh nghiệp và Nhà bán hàng. Liên hệ với các chuyên gia về Chiến lược của SEFA Media ngay để được tư vấn và hỗ trợ thêm.
Mọi thông tin Liên hệ với chúng tôi qua:
Hotline: 0985 196 239
Email: contact@sefamedia.vn
Fanpage: www.facebook.com/Sefamedia.vn